Il cruscotto minimo: otto numeri da leggere ogni lunedì

Molte aziende producono molti numeri. Report, estrazioni, fogli di calcolo: tutto arriva, spesso con qualche settimana di ritardo, e spesso a persone diverse. La proprietà che vuole decidere sui numeri ha bisogno di poco: una pagina, ogni lunedì, con otto numeri scelti bene.

Tre numeri di cassa.

La cassa è il primo numero da guardare, perché misura la libertà di decidere. Tre numeri bastano: la cassa disponibile oggi, la previsione di cassa a tredici settimane, i crediti scaduti verso clienti.

La previsione a tredici settimane è lo strumento più utile e meno diffuso. Mette in fila entrate e uscite settimana per settimana e mostra con largo anticipo i momenti in cui servirà attenzione.

Tre numeri commerciali.

Ordini acquisiti nella settimana, margine degli ordini, portafoglio ordini in mesi di produzione. Insieme dicono se l’azienda sta vendendo, quanto guadagna su ciò che vende e quanto lavoro ha davanti.

Il margine degli ordini, in particolare, anticipa di mesi quello che il bilancio mostrerà a fine anno.

Due numeri operativi.

Tempi di consegna rispetto al promesso e un indicatore di qualità, come resi o reclami. Sono i numeri che il cliente percepisce per primi, e quelli che più influenzano il prossimo ordine.

Ogni numero ha una soglia.

Un numero diventa utile quando dice cosa fare. Per questo ogni voce del cruscotto ha una soglia, decisa prima: se la cassa prevista scende sotto un certo livello, si rivedono gli investimenti; se il margine degli ordini scende, si rivedono i prezzi.

Tre regole rendono il cruscotto affidabile:

• arriva ogni lunedì mattina, nello stesso formato;
• lo legge chi decide, e lo discute con le prime linee;
• ogni soglia superata produce una decisione scritta, con un responsabile.

Costruire un cruscotto così richiede qualche settimana: scegliere i numeri, collegare le fonti, fissare le soglie. Da quel momento, la proprietà governa l’azienda sui numeri della settimana.